Unidad 4
22.05.2013 19:19
TRANSFERENCIA Y COMERCIALIZACIÓN TECNOLÓGICA
1. ¿Cuáles servicios ofertados por Internet son aplicables al interior de su empresa?
ü Uno de los servicios principales que podemos aplicar es la creación de una página WEB, la cual permita dar a conocer la empresa a los clientes y al mundo en general y mediante la cual se pueda comercializar los productos (e-commerce).
De igual forma, son aplicables los siguientes servicios:
ü WWW: Buscar bases de datos de proveedores, clientes, etc.
ü Correo electrónico (SMTP), Transmisión de archivos (FTP y P2P), Conversaciones en línea (IRC e IM), Telefonía (VoIP), Boletines electrónicos (NNTP) y Acceso Remoto a Dispositivos (SSH y Telnet): Todos los anteriores servicios, permitiendo una comunicación activa al interior y exterior de la empresa.
2. ¿Por qué es importante organizar la información de la empresa y cuáles serían las herramientas adecuadas?
Al organizar la información de la empresa, se logra la automatización de procesos operativos, la optimización de procesos y a su vez la eficiencia de la compañía.
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.
Herramientas y procedimientos ofimáticos
* Procesamiento de textos.
* Hoja de cálculo.
* Herramientas de presentación multimedia.
* Base de datos.
* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
* Herramientas de reconocimiento de voz.
* Suite o paquete ofimático: Paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, Open Office, etc.
ü Word: Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Para redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso para hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario. También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.
ü Excel: Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de la empresa, incluyendo el manejo de sueldos. Para realizar estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc., y los comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda.
ü Access: Una BASE DE DATOS por excelencia. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables. Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
ü PowerPoint: Utilidad ideal para realizar PRESENTACIONES. Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.
ü Outlook: Administra su CORREO electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.
3. ¿Por qué la comunicación es esencial en las empresas?
La comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es más eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento.
La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones.
"La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutiérrez, 1988.)
En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad. Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el resultado de una mala comunicación. Son tan fuertes los poderes de la comunicación que pueden dar como resultado la larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia que además de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un proyecto, también se puede lograr que se formen lazos con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la productividad de la organización.
Dentro de una organización se necesita el constante uso de la comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y Jeanne, 1983).
Un adecuado flujo de comunicación en una organización, tanto para sus públicos internos como externos, facilita que los objetivos para los que fue creada se cumplan; además de promover actitudes favorables de los públicos a la organización, las cuales son indispensables para que ésta subsista y se desarrolle.
Gran parte de los problemas de efectividad, tanto dentro de las organizaciones como en la vida personal, está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros. La comunicación eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman parte del público interno y externo de la organización, desarrollan adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha organización.
Existen dos factores importantes para lograr una comunicación efectiva en una organización: un buen sistema de comunicación y la persona que lo hará efectivo. Algunas organizaciones no le dan la importancia debida a la implementación de un sistema organizado de comunicación y mucho menos a tener en su organigrama una persona capacitada que se encargue de éste.
Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la comunicación. La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente.
ü Las redes de datos nacen por una necesidad empresarial de transmitir información, modificarla y actualizarla de manera rápida y eficaz. Antes de que existieran las redes de datos los usuarios tenían que utilizar medios rígidos de almacenamiento de información y precisamente el desplazamiento de este medio lo hacía más complejo. Las redes de datos permiten compartir información, Hardware y Software, centralizando la administración y el soporte, haciéndolas indispensables para la adecuada comunicación de una empresa.
4. ¿Por qué las empresas deben tener un plan de sistemas?
El Plan de Sistemas tiene como finalidad, asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la empresa y la información necesaria para soportar dichos objetivos; Se debe tener un plan de sistemas para garantizar a la organización, herramientas tecnológicas que permiten soportar cada uno de los procesos que intervienen en su funcionamiento.
El Plan de Sistemas de Información, es el esquema de desarrollo de sistemas de información a través del cual se planifica y se racionaliza la asignación de recursos informáticos (software, hardware y comunicaciones), con la finalidad de satisfacer las necesidades de la institución en un período determinado.
El Plan de Sistemas, al igual que los planes de las demás direcciones, debe estar alineado al Plan Estratégico con la finalidad de coadyuvar al logro de los objetivos corporativos, de manera que la empresa logre reducir costos y alcanzar ventaja competitiva.
Con la finalidad de que el Plan de Sistemas de Información coadyuve al logro de los objetivos corporativos, es necesario en primer lugar definir la misión del área de informática, es decir, cuál es la razón de ser de este departamento, sus objetivos programados a corto y medio plazo, y las estrategias en tecnología a tomar, con el propósito de alinear sus actividades al logro de los objetivos del Plan Estratégico Institucional.
El objetivo de un Plan de Sistemas de Información es proporcionar un marco estratégico de referencia para los Sistemas de Información de un determinado ámbito de la Organización. El resultado del Plan de Sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de Sistemas de Información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos. Por este motivo es necesario un proceso como el de Planificación de Sistemas de Información, en el que participen, por un lado los responsables de los procesos de la organización con una visión estratégica y por otro, los profesionales de TI capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones.
Bibliografía
Plan de Comunicaciones en la Empresa, UGR-Dpto. Teoría de la Señal